Fortrolighedspolitik

Generelt

DER Touristik Denmark, org.nr 556306-1653, (Apollo), respekterer dit privatliv. Du skal altid kunne føle dig tryg, når du overlader dine personlige oplysninger til Apollo. Med denne fortrolighedspolitik vil vi beskrive, hvordan vi sikrer, at dine personlige oplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Dataansvarlig

Apollo er ansvarlig for at behandle dine personlige oplysninger, og at denne behandling sker i overensstemmelse med gældende lovgivning. Apollo er ansvarlig for behandlingen af personlige oplysninger på Apollos hjemmesider, mobilapp og i andre kommunikationssystemer med forbindelse til Apollo.

Databeskyttelsesansvarlige

Apollo har udnævnt en databeskyttelsesansvarlig, der bl.a. har til opgave at føre tilsyn med, at den dataansvarliges behandling af dine personlige oplysninger sker i overensstemmelse med gældende lovgivning. Apollos databeskyttelsesansvarlige kan kontaktes på følgende e-mailadresse: databeskyttelsesansvarlige@apollorejser.dk eller pr. post til: DER Touristik Denmark, Att: ”Databeskyttelsesansvarlige”, Amager Strandvej 390, 4. sal, 2770 Kastrup.

Kontaktoplysninger

Tøv ikke med at kontakte Apollo, hvis du har spørgsmål om denne fortrolighedspolitik, behandling af dine personlige oplysninger, eller hvis du vil anmode om et udskrift af registret. Du kan kontakte os på databeskyttelsesansvarlige@apollorejser.dk. Du kan også kontakte os via kundeservice på apollorejser.dk. Alternativt kan du besøge en af vores fysiske butikker.

Hvad er en personlig oplysning?

Det kan f.eks. være navn, personnummer, adresse, mailadresse og telefonnummer. Men det kan også være forskellige krypterede data som f.eks. din IP-adresse. En forudsætning for en personlig oplysning er, at oplysningerne indirekte kan identificere en person.

Følsomme oplysninger
Visse typer af personlige oplysninger er særligt følsomme, som fx data omkring dit helbred, tro eller etnisk oprindelse. Vi behandler kun disse oplysninger, hvis det er absolut nødvendigt. Dette kan være hvis du f.eks. har en booking, hvor du beder om tilladelse til at medbringe medicin på rejsen.

Hvordan indsamler vi oplysninger om dig?

Direkte fra dig. Vi indsamler oplysninger om dig, som du angiver, når du f.eks. indtaster dine oplysninger som navn, e-mail og telefonnummer i bookingformularen for eventuelt at booke en rejse eller en tillægstjeneste, ved personlig kontakt på vores destinationer eller til en begivenhed, når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, deltager i en konkurrence, udfylder spørgeskemaer, stiller et spørgsmål på Apollos kunde- og supportforum, hvis du sender e-mails, ringer eller tager kontakt med Apollos kundeservice.

Optagelse af samtaler: Telefonsamtaler med vores Contact Center bliver optaget, for at vi ved, hvilken aftale der er blevet indgået. De personlige oplysninger, som der er givet i samtalen optages, men du har ret til at få slettet din samtale, hvis du ønsker det. Samtalen kan også blive brugt internt til udvikling og undervisning.

Gennem din anvendelse af vores hjemmeside og vores app. Vi indsamler oplysninger om, hvordan du anvender tjenesten, når du benytter hjemmesiden eller nogen af vores andre digitale tjenester. Vi indsamler også oplysninger om din navigation på tjenesten, om dine søgninger og hvilke rejseprodukter, du er interesseret i. Gennem vores app indsamler vi anonyme tekniske oplysninger, såsom hvor længe appen er blevet anvendt, og hvilke sider, der vises, for på den måde at kunne udvikle og forbedre appen. Læs mere i vores cookiepolitik.

Fra tredjepart. Vi indsamler oplysninger fra tredjeparter, der angiver personlige oplysninger om dig eller andre personer i rejseselskabet, f.eks hvis du har bestilt via en forhandler, eller hvis en person gennemfører en booking, der også inkluderer dig, eller hvis nogen har været i kontakt med os på dine vegne. Det er vores forudsætning, at vedkommende, der angiver oplysningerne, har samtykke fra alle rejsende om at indsende de personlige oplysninger til Apollo.

Hvilke oplysninger indsamler vi?

Apollo indsamler de følgende oplysninger til de formål, der er beskrevet nedenfor:

Kontaktoplysninger: F.eks. navn, adresse, telefonnummer, e-mail-adresse, køn og fødselsdato.

Bookingoplysninger: Bookingnummer, oplysninger om rejsen (destination, rejsedato, m.m.), information om køb (valgt betalingsmetode, gennemførte køb, m.m.) og eventuelle køb af tillægstjenester som f.eks. transfer og udflugter.

Helbredsoplysninger: Helbredsoplysninger, du selv angiver, f.eks om sygdomme eller handicap. Når du angiver helbredsoplysninger og giver samtykke til, at de behandles, godkender du, at vi anvender dine helbredsoplysninger for at administrere og levere den rejsetjeneste, du har bestilt.

Brugeroplysninger: Oplysninger om din enhed, f.eks IP-adresse, sprogindstillinger, webindstillinger, operativsystem, platform, skærmopløsning og oplysninger om din geografiske placering. Vi indsamler også oplysninger om, hvordan du interagerer med Apollo, f.eks. hvordan du anvender vores tjenester, herunder responstid for sider, fejl under download, hvordan du nåede frem til og forlod tjenesten, samt leveringsmeddelelser, når vi kontakter dig. Læs mere i vores cookiepolitik om oplysninger, der indsamles, for at forbedre din brugeroplevelse.

Sociale medier: Dine personlige oplysninger (mailadresse og telefonnummer) anvendes for at skabe en såkaldt Facebook Custom Audience. Anvender du Facebook eller Instagram og har samme oplysninger registreret, kan vi sende målrettet markedsføring til dig på disse platforme, eller på anden måde personificere markedsføringen til dig via sociale medier. Børn: Er der børn registreret på en booking, indsamler vi samme oplysninger for barnet som for de voksne.

Hvad bruger vi dine oplysninger til?

Alle oplysninger anvendes for at levere, udføre og forbedre Apollos tjenester. Apollo behandler dine personlige oplysninger til følgende formål baseret på følgende juridiske årsager:

For at administrere og levere en rejsetjeneste
Apollo behandler dine personlige oplysninger i forbindelse med administration og levering af rejsetjenester, dvs. for at leve op til aftalen med dig. Dette omfatter blandt andet udstedelse af rejsedokumenter, administration af hotel- og flybookninger, tillægstjenester, udflugter på destinationerne, gennemføring af betaling og administration af eventuelle ændringer før og under din rejse.

For at yde kundeservice
Vi kan anvende dine personlige oplysninger, når du kontakter os med spørgsmål, kommentarer eller f.eks. i forbindelse med klager, for at give dig den kundeservice, du har ret til, i henhold til den aftale, du har indgået med os. Vi behandler dine personlige oplysninger, såsom dit navn og bookingnummer, for at kunne levere servicen i forbindelse med din rejse.

Personlige oplysninger gemmes i DER Touristik Nordics koncerns fælles system, såsom CRM og bookingsystem. De oplysninger der gemmes er: Bookinginformation, navn, fødselsdato, køn, kontaktoplysninger, kundekommunikation, oplysninger om hoteller, oplysninger om eventuelle afvigelser (flytider, flyforsinkelser, udskiftning af hoteller), oplysninger om udbetalinger sket i forbindelse med kompensation, hvis kunden ønsker markedsføring og/eller taxfree-katalog. Personfølsomme oplysninger som behov for assistance til specielle behov/funktionshindring (HCP) gemmes også

Til kommunikation af informationer
Vi anvender dine personlige oplysninger til kommunikation af informationer via e-mail, sms og/eller telefonsamtaler for at leve op til aftalen med dig. Dette omfatter bl.a. udsendelse af bookingbekræftelse, vigtig information før og under din rejse, tilbud med forbindelse til rejsen, eventuelle uoverensstemmelser, der måtte opstå, og betalingspåmindelser.

Dine kontakt- og bookingoplysninger anvendes også til at sende kundeundersøgelser til dig efter rejsen, så vi kan forbedre og udvikle vores rejsetjenester. Deltagelse i kundeundersøgelser er frivilligt og gennemføres i samarbejde med Reevoo.

Dine personlige oplysninger kan blive gemt i Apollos app, hvis du har valgt at logge ind med bookingnummeret og kodeordet, du har fået af os. Formålet med appen er at give information om din booking, såsom tilbud, udflugter, tips og kort, der er aktuelle for din rejse. Vores app kan også downloades og anvendes uden registrering af personlige oplysninger.

Personlig markedsføring
Dine personlige oplysninger anvendes, så vi gennem direkte markedsføring af vores egne og/eller særskilte udvalgte varer og tjenester fra samarbejdspartnere kan give dig bedre og mere personligt relevante tilbud. Behandling af dine oplysninger finder sted, så vi kan leve op til aftalen med dig og grundet andre berettigede interesser. Apollo anvender bl.a. personlig markedsføring for at:

tilpasse nyhedsbrevet efter dine præferencer og behov baseret på din færden på hjemmesiden (herunder rejsehistorik)
påvirke, hvordan indholdet på hjemmesiden ser ud, når netop du besøger den
kommunikere på sociale medier og gennem annoncering på andre hjemmesider end apollo.dk

I vores cookiepolitik kan du læse mere om, hvordan Apollo anvender personlig markedsføring.

I forbindelse med en booking accepterer du, at vi må bruge din e-mail til markedsføring – herunder nyhedsbreve og en forbedret brugeroplevelse. Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet igen via linket afmeld i selve nyhedsbrevet.

Du kan ligeledes til enhver tid afmelde dig vores reklamemeddelelser.

Til udvikling af virksomheden og vores rejsetjenester og -service
For at udvikle og forbedre vores tjenester og service anvender vi primært anonyme oplysninger på aggregeret niveau til dette formål. Det kan dog hænde, at vi anvender indsamlede oplysninger som f.eks. bruger- og bookingoplysninger, der er relevante for formålet, baseret på vores berettigede interesse for at forbedre vores rejsetjenester og -service til dig i fremtiden.

I overensstemmelse med gældende lov
Vi behandler dine personlige oplysninger i overensstemmelse med forpligtelser i henhold til gældende love og bestemmelser i forbindelse med sikkerhed, bogføring, reklamation, immigration og toldkontrol.

Retsgrundlag
Alt i alt behandler vi dine personlige oplysninger i) for at kunne leve op til vores aftale med dig, dvs. administrere og levere din rejse, ii) når du har givet samtykke til, at vi kan behandle dem med henblik på at udsende nyhedsbreve m.m., iii) i overensstemmelse med gældende lov eller iv) fordi der er i vores eller vores samarbejdspartneres berettigede interesse.

Hvor længe gemmer vi dine oplysninger?

Apollo gemmer kun dine personlige oplysninger, så længe det er nødvendigt for at leve op til vores aftale med dig og de formål, oplysningerne blev indsamlet til i overensstemmelse med denne fortrolighedspolitik. Din rejsehistorik, herunder kontakt-, booking- og helbredsoplysninger gemmes i to (2) år efter hjemkomstdatoen. Vi opbevarer også dine personlige oplysninger af andre årsager end for at leve op til aftalen med dig, f.eks. i overensstemmelse med regnskabsloven. Gældende lov afgør, hvor længe vi gemmer dine oplysninger.

Hvis du er tilmeldt nyhedsbrevet fra Apollo, gemmer Apollo dine personlige oplysninger, så længe du vil fortsætte med at modtage nyhedsbrevet.

Vi kan gemme de samme personlige oplysninger til forskellige formål og i forskellige systemer, derfor kan dit navn findes i vores system, så vi kan levere din rejse, selvom de personlige oplysninger er blevet slettet til markedsføringsformål.

Hvem deler vi dine oplysninger med?

Apollo kan udlevere dine personlige oplysninger til andre virksomheder inden for DER Touristik-koncernen og til omhyggeligt udvalgte tredjeparter. Alle overførsler sker i overensstemmelse med formålene for behandling af personlige oplysninger som beskrevet ovenover. Vi tager alle rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at dine personlige oplysninger håndteres sikkert og med passende beskyttelsesniveau under overføringen til eller deling med de udvalgte tredjeparter.

Indenfor koncernen

Apollo deler system med øvrige nordiske firmaer indenfor DER Touristik Nordic-koncernen og derfor kan dine personlige oplysninger behandles og deles med disse firmaer og med vores flyselskab Novair.

De personlige oplysninger vi deler: bookingnummer, navn, fødselsdato, køn, kontaktoplysninger, kundekommunikation, oplysninger om hoteller, oplysninger om afvigelser (flytider, flyforsinkelser, udskiftning af hoteller), oplysninger om udbetalinger i forbindelse med kompensationssager, hvis kunden ønsker markedsføring og eller taxfree-katalog. Personfølsomme oplysninger som behov for assistance for specielle behov/funktionsnedsættelse (HCP) gemmes også.

Dine personlige oplysninger kan også, ved behov deles med vores interne, fælles koncern juristfunktion.

Al behandling og overførsel foretages for at opfylde krav om behandlingen af dine personlige oplysninger ifølge beskrivelse i denne policy og for at effektivisere og give korrekt kundeservice i hele Norden.

Vi bedømmer at den legitime interesse af en korrekt til rettelse af aftalevilkår og gældende lovgivning, vejer tungere end overtrædelse af vores kunders integritet ved at dele oplysninger indenfor koncernen og at kundernes grundlæggende interesse, rettigheder og friheder ikke overtrædes.

Leverandører af rejserelaterede tjenester
Overføring til vores samarbejdspartnere i rejsebranden finder sted, så vi kan administrere og levere den rejsetjeneste, du har bestilt af os. For at tjenesten kan ydes, sendes dine personlige oplysninger til følgende:

Rejsebureauer og digitale partnere:
Når du booker din rejse gennem et rejsebureau, som vi samarbejder med, enten i en butik eller online, vil du sandsynligvis angive personlige oplysninger til bureauet, f.eks. Ticket. Når bookingen foretages gennem et bureau, sender vi visse personlige oplysninger til dem, f.eks. bookingnummer, for at bekræfte bookingen.

Hver enkelt aktør er ansvarlig for håndtering af personlige oplysninger i overensstemmelse med deres egen cookiepolitik. Vi er ikke ansvarlige for rejsebureauernes egen behandling af de personlige oplysninger, du har angivet til dem.

Hotel
Når du booker en rejse med Apollo, tilbyder vi en række forskellige destinationer og hoteller. Hotellet behøver visse personlige oplysninger for at gennemføre og bekræfte din reservation. Det gælder oplysninger som navn, fødselsdato, alder og køn.

Flyselskab
Flyrejser sker både med vores eget flyselskab, Novair, og andre flyselskaber. Flyselskabet behøver visse oplysninger for at gennemføre din rejse, f.eks. navn, alder og i visse tilfælde køn. Disse personlige oplysninger overføres enten gennem computersystemerne Amadeus eller Paxport, eller direkte til flyselskabet med passagerlister.

Apollo sender også dine kontaktoplysninger til flyselskabet. Oplysningerne må kun anvendes til at kontakte dig i tilfælde af flyforsinkelser.

I visse tilfælde anvender flyselskabet ekspeditionsselskaber for at udføre tjenester i lufthavnen, f.eks. bagagehåndtering og indtjekning. Når ekspeditionsselskabet udfører tjenesten, kan de få adgang til personlige oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre tjenesten.

Rederier
De rederier vi sælger vores krydstogtrejser får adgang til de personlige oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre en booking. Det er navn, fødselsdato, alder, køn samt nationalitet for samtlige rejsende på bookingen samt adresse og kontaktoplysninger til hovedbookeren.
Vores rederi er selv ansvarlig for de oplysninger, de eventuelt selv indsamler direkte fra dig under krydstogtet

Rejseledere
På destinationerne findes der rejseledere, både eksterne og medarbejdere i DER Touristik-koncernen, der leverer service på stedet. De optræder i visse tilfælde som mellemled mellem Apollo og hotellerne, hjælper Apollo med at booke lokale udflugter, transfer, m.m. De får adgang til de nødvendige personlige oplysninger for at kunne udføre tjenesterne.

Taxfree
Når du rejser med os, kan du bestille taxfree fra vores samarbejdspartnere, som dermed får adgang til de af dine personlige oplysninger, der er nødvendige for at håndtere din bestilling. Du kan læse deres egne fortrolighedspolitikker på deres hjemmesider.

Andre parter
Vi har samarbejdspartnere, der administrerer dine bookinger af rejserelaterede tjenester, f.eks. udflugter og andre aktiviteter. De får oplyst de personlige oplysninger, der er nødvendige for at yde den bestilte tjeneste. Det gælder oplysninger som navn, e-mail-adresse og postadresse for at bekræfte bookinger, men også f.eks. pasoplysninger som køn, øjenfarve og højde for at kunne gennemføre udflugter over landegrænser, hvor der kræves paskontrol.

Aftalepartnere og IT-udbydere
Vi benytter en række eksterne udbydere, der opbevarer og håndterer personlige oplysninger fra os, som udbydere af IT-tjenester og -systemer, webanalysefirmaer, kundeundersøgelser, betalingsmetoder og håndtering af gavekort. Vi deler også dine oplysninger med visse udvalgte samarbejdspartnere, så de kan hjælpe os med at tilpasse vores tilbud og markedsføring til dig.

IT-tjenester og -systemer
Vi benytter en række interne og eksterne systemer til at håndtere dine personlige oplysninger, f.eks. et system til kundeservice og bookinger, og et system til dataforvaltning og dataforbedring. Oplysningerne behandles i disse systemer for bl.a. at levere og administrere din rejse, udføre kundeservice og levere andre relevante tjenester som udflugter eller transfer.

Microsoft
I vores interne arbejde anvender vi Microsofts Office produkter og systemtjenester. Det betyder at Microsoft får personlige oplysninger, og behandler dine personlige oplysninger. De personlige oplysninger lagres af Microsoft i en cloud tjeneste indenfor EU. For at beskytte dine personlige oplysninger for et omfattende IT-uheld kan Microsoft føre dine personlige oplysninger til tredjeland, det vil sige et land udenfor EU/EØS

Webanalysefirmaer
For at du som bruger får den bedst mulige oplevelse på vores hjemmeside, anvender vi eksterne leverandører for at hjælpe med personlig markedsføring, analyse af brugeraktivitet og feedback fra brugere af vores hjemmeside. De oplysninger, der håndteres, kommer primært fra cookies. Læs mere i vores cookiepolitik.

Kundeundersøgelser
Vi har hyret Reevoo til at udføre kundeundersøgelser, når du vender hjem fra din rejse. De får derfor adgang til oplysninger såsom e-mail-adresse og navn, som de behøver for at kontakte dig og spørge, om du vil deltage.

Sms
For at videreformidle information via sms inden og under rejsen anvender vi en ekstern leverandør. De personlige oplysninger vi deler med denne leverandør er dit mobiltelefonnummer.

Chat
Vi anvender en ekstern leverandør til vores chatfunktion på vores hjemmeside. For at starte en chat skal du dele personlige oplysninger som f.eks. navn og e-mail med denne leverandør. Under samtalen kan leverandøren eventuelt også få del i yderligere personlige oplysninger alt efter omstændighederne.

Betalingsmetoder
Apollo anvender en ekstern betalingstjeneste, DIBS, til at håndtere betalinger og tilbagebetalinger. De får adgang til personlige oplysninger, som betalingsoplysninger og i visse tilfælde navn, der er nødvendigt for at gennemføre tjenesten. Behandlingen er nødvendig, så vi kan levere din rejse eller behandle en klage.

Håndtering af gavekort
Apollo benytter Retain 24, som får adgang til kontaktoplysninger såsom telefonnummer og e-mail-adresse for at sende gavekort og ordrebekræftelser.

Facebook,
Apollo benytter sig af Facebooks virksomhedsværktøjer på vores hjemmesider. Det betyder, at Facebook kan anvende cookies, ”web beacons” eller andre teknikker for at indsamle eller tage imod information, som Facebook senere kan annoncere og analysere for at komme med relevant reklame til netop dig. Læs mere i vores cookiepolicy om hvordan du undgår Facebooks cookies og andre lagringsteknikker.

Behandler vi dine oplysninger i tredjelande?

Apollo arrangerer rejser til hele verden, hvorfor vi kan overføre dine personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere (f.eks. hoteller, flyselskaber eller andre aktører) eller leverandører uden for EU/EØS. Hvis personlige oplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, tager Apollo alle rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at dine personlige oplysninger håndteres sikkert og med passende beskyttelsesniveau.

Dine rettigheder

Apollo er ansvarlig for, at dine personlige oplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. På din anmodning eller på eget initiativ vil vi tilrette, anonymisere, slette eller supplere oplysninger, der viser sig at være forkerte, ufuldstændige eller misvisende.

Du har ret til at anmode om adgang til eller rettelse og i nogle tilfælde sletning af dine personlige oplysninger, anmode om begrænsning af den fortsatte behandling af dine oplysninger, og du har ret til at modsætte dig behandlingen (hvis du f.eks. er i tvivl om, hvorvidt oplysningerne er korrekte, eller om behandlingen er lovlig). Den dataansvarlige kommer til at underrette hver modtager om, hvilke personlige oplysninger der er blevet angivet i henhold til afsnittet "Hvem deler vi dine oplysninger med?" i forhold til eventuelle rettelser eller sletning af oplysninger, samt begrænsning af behandling af oplysninger, der finder sted i henhold til dette punkt.

Du har ret til dataportabilitet, dvs. en ret til på visse betingelser at indhente og overføre dine personlige oplysninger til en anden dataansvarlig.

Med en underskrevet skriftlig ansøgning har du ret til gratis at få et udskrift af registret fra Apollo, der bl.a. viser hvilke personlige oplysninger, vi har registreret om dig, formålet med behandlingen og hvilke modtagere, der har eller modtager oplysningerne.

Hvis du ikke ønsker, at Apollo behandler dine personlige oplysninger, f.eks. i forbindelse med direkte markedsføring, har du ret til når som helst at annullere dit samtykke og/eller afmelde dig vores reklamemeddelelser. Når vi har modtaget din annullering, ophører vi med at behandle dine personlige oplysninger til det formål, du gav samtykke til.

Forespørgsel om hvilke oplysninger vi har om dig, rettelse eller sletning af personlige oplysninger håndteres af vores koncern juristfunktion. Efter modtagelse af din forespørgsel, verificeres denne og bekræftes. Vi svarer senest indenfor 30 dage.

Du har ret til at klage til Datainspektionen, hvis du mener, at Apollo behandler dine personlige oplysninger i strid med gældende lovgivning om databeskyttelse. Læs mere på www.datatilsynet.dk/.

Sikkerhed

Apollo foretager alle rimelige legale, tekniske og organisatoriske handlinger for at sikre, at dine personlige oplysninger opbevares sikkert og beskyttet ved overførsel til eller deling med udvalgte tredje parter.

Hvordan beskytter vi dine oplysninger?

Du skal altid kunne føle dig tryg, når du overlader dine personlige oplysninger til os. Apollo har derfor truffet de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personlige oplysninger mod uautoriseret adgang, ændring og sletning.

For at opfylde principperne om indbygget databeskyttelse og databeskyttelse som standard” uddannes vores personale i datas beskyttelses spørgsmål. Risiko med personlige oplysninger vurderes kontinuerligt og sikkerheds handlinger foretages for at minimeres risikoen.

Cookiepolitik

Vi anvender cookies for at forbedre din oplevelse. Læs mere om, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger i vores cookiepolitik.

Ændringer af denne fortrolighedspolitik

Fra tid til anden ændrer vi fortrolighedspolitikken. Vi giver dig besked i god tid om ændringer af politikken i overensstemmelse med gældende lov. Vi lægger også en opdateret politik på vores hjemmeside. Den opdaterede politik får en anden dato og udgavenummer. Besøg venligst hvor hjemmeside regelmæssigt for opdateringer.

Opdateret 15.05.2019